不動産会社の初回IT相談：準備することと安全な情報共有

困っている作業を、ひとつ選ぶ

「会社全体をDXしたい」とまとめるより、「募集状況の変更を何度も入力する」「問い合わせの担当確認に時間がかかる」など、実際の作業から始めると話しやすくなります。件数や時間は、分かる範囲の目安で構いません。

• どんな作業で、誰が困っているか。
• いつ発生し、どこで仕事が止まるか。
• いま使っている道具やソフト名。
• 相談後に何を判断できると助かるか。

初回60分で、次の進め方を整理する

最初に仕事の流れと困りごとを伺い、改善の候補と確認が必要な点を整理します。最後に、自社で試すこと、詳しい診断が必要なこと、対応の可否を調べることを分け、次の行動を考えます。

初回相談は60分無料です。その時間ですべての仕様を確定し、システムを完成させるサービスではありません。資料がそろっていない場合も、未確認事項を明確にするところから進められます。

最初は、個人情報を使わずに説明する

問い合わせには、仕事の種類と困りごとを短く書いてください。入居者・オーナー・取引先の氏名や連絡先、契約書の原本、本人確認書類、パスワード、認証コード、APIキーは送らないでください。

画面や資料の例が必要なら、まず共有の目的と方法を相談します。実データを架空の内容に置き換え、不要な項目を外した説明で足りる場合もあります。名前を隠すだけで安全と決めつけず、住所や物件番号など他の情報から特定されないかも確認します。

• 「物件A」「担当者B」などの架空例で説明する。
• 個人情報のある画面や資料は、事前合意なく添付しない。
• ログインを求められても、パスワードをメール本文へ書かない。
• 必要な資料があるか、先に担当者へ確認する。

アカウントやデータの共有は、必要になってから

調査や実装でアカウントへのアクセスが必要になった場合は、目的、対象データ、作業者、必要な権限、利用期間、終了後の扱いを先に合意します。できるだけ必要な範囲だけの権限を使い、不要になったアクセスを残さない運用を考えます。

初回フォームで顧客台帳やアカウントの引渡しを求めることはありません。社内の承認や外部サービスの契約条件も、作業を始める前に確認します。IPAの中小企業向けガイドは、自社の情報管理を確認する参考になります。

有料になる範囲と、費用を分けて確認する

初回相談の後、有料の業務診断、導入支援、個別開発などが必要な場合は、内容に応じて個別にお見積りします。相談の送信や初回相談だけで、有料契約になることはありません。

外部ツールの利用料、データ移行、個別開発、訪問に必要な費用などは、必要性と負担の範囲を確認します。既存ソフトとの連携や特定の改善効果を、確認前に保証するものではありません。

• 何を行い、何を含まないか。
• 誰が設定・確認・運用するか。
• 見積りに含む費用と、別途必要な費用。
• 試した後、何を見て続けるか決めるか。

質問だけの問い合わせからでも大丈夫

「このソフトを使っていても相談できますか」「まず何を整理すればよいですか」など、最初は質問だけでも構いません。フォームを送るだけで面談日程や契約は確定せず、返信で次の進め方を相談します。

確認・返信はYourSpaceLabの担当者が行い、平日2営業日以内にご連絡します。初回相談の日時や方法は双方で調整します。返信や相談に必要な情報だけを共有し、以後に有料支援を希望するかはご自身で判断できます。

• 業務名：〇〇の入力・共有・連絡など。
• 困りごと：いまは〇〇が大変です。
• 使っているもの：分かる範囲で記載。
• 質問：まず〇〇を知りたいです。